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5s管理在企业行政管理中的应用效果

  2018年10月12日 本站原创
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企业行政管理如何应用5s管理?华天谋5s管理专家概述:5s现场管理法是现场改善理论的一种,起源于日本,“5S'’即日文的清扫(sEISO)、清洁(sEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、整理(SEIRI)和整顿(SEITON)。5S过程从基础的整理和整顿开始,最终目的是获得干净、整洁且愉快、高效的工作环境,从而提高工作效率和产品质量,提升企业效益。现场改善为企业带来的好处可以总结为以下几点:一是减少浪费,降低成本;二是优化环境与工作流程,提高生产效率;三是提升员工素质,推动管理水平的上升;四是形成相应的企业文化,提高企业的核心竞争能力。总之,现场改善的运用,可以使企业获得更多的经济利益并积累丰富的管理经验。

1.企业行政管理为什么要引进5s管理

全球经济一体化的加速,使得人类社会已从工业经济时代进入了信息经济时代,这一背景下,传统的行政管理模式已不能适应新的外部环境。现场改善理论是对现场环境进行整顿和改善,从而提高工作效率的一种管理方法,其在生产领域已得到广泛推广和应用,一些国家也将这一方法应用到行政管理中,并为管理者带来了可观收益。

2.企业行政管理现场改善现状分析

我国的企业行政管理置于全球企业行政管理体系之中,与世界发达国家相比,我国先天不足。在国际化行政管理相关科技快速发展的时候,我国又由于同时期的政治经济因素而落后。因此,我们国家目前的行政管理水平非常的不容乐观。其问题主要体现在以下几个方面:一是缺乏科学的管理理论支撑,我国的行政管理在科学管理理论方面的应用非常少,因此,造成了行政管理缺乏科学性;二是缺乏先进的科学管理方法和科学管理技术,从结构设计、运作过程等方面都非常薄弱,缺乏相应的方法和技术,许多管理人员凭经验办事,根据个人理解开展工作;三是行政管理脱离实际,管理人员对个人业务不熟悉不了解,进行管理时脱离各部门实际,致使相应工作无法推行,引起部门工作人员的反感和排斥,从而进入恶性循环,越不了解越脱离实际,越脱离实际越遭到排斥,越不了解。上述问题严重制约了我国企业行政管理的发展,要想达到国际化水平,必须不断学习国外先进的管理经验,还要结合我国行政管理的实际情况,进行相应的应用研究,不断改善和提升行政管理水平。

3.5S在企业行政管理中的应用

以A企业为例,利用5s管理方法对其行政管理进行优化改善。

3.1A企业行政管理现状

在实际的调研活动中,通过与管理者和工作人员进行交谈,对A企业行政管理中存在的问题总结如下:一是缺乏行之有效的规章制度,在对员工的管理方面,没有任何针对惩罚和奖励的约束激励机制,缺乏对新进员工的培训,也缺乏对老员工的持续培训;二是员工的工作情绪低迷,由于工作效率不高,导致其整天疲于应付各类工作,使得员工和被服务人员都怨声载道,更加降低了员工的工作热情;三是工作环境混乱无序,多数办公室的卫生较差,地面不整洁,物品随意摆放,除了必要的工作文件外,存在大量非必需品;四是工作流程不合理,整个工作流程复杂冗余,分工不均,个别部门和岗位工作量大,也有一些部门空闲,导致整个工作流程不能高效的运作。综上,由于缺乏有效的规章制度,员工本身工作情绪低迷,工作环境混乱和工作流程极度不合理,导致整个管理工作效率低下,急需进行相应改善。

3.2 5S现场管理的实施

通过上述对该企业的调研,针对现场问题的描述和分析,本文基于5s理论对整个行政管理活动进行改善,预期要达到的目标如下:消除工作现场环境脏乱差的状况,做到物品摆放有序,环境整洁清新,完善各个职能岗位的职责,优化完整的工作流程,最终提高工作效率,促使5s管理制度化。

3.2.1成立5s负责小组。根据A企业的具体情况,分析其原有的行政结构和人力配备,选择了熟悉5s理论的精干人员,设置了负责小组。

在5s负责小组的基础上,制定了更为详尽的职责说明。

3.2.2制定5s活动计划。首先,制定企业5s活动的总体目标,该企业行政管理部门结合本企业的实际情况和发展理念,制定了“重塑A企业行政管理新形象”的方针目标;其次,根据目标,制定切实可行的活动计划,确定5s实施的各个阶段所要完成的工作,并确定相关负责人,同时对各个阶段的时间进度做出安排。

3.2.3员工5s理论培训。对全体员工进行培训,使其首先从理论上了解5s的相关理念,再分析本企业存在的问题,使员工认识到实施这一活动的重要性和紧迫性,从而实现企业上下合心,领导和全体员工共同努力,推进5s活动的实施。培训的方式可以多种,讲座、考试和座谈等等,使员工真正参与到这一活动中来。

3.2.4 5s理念宣传。完成相应培训工作,后续的宣传活动可以使5s理念更加深入企业,主要的宣传手段有:一是征集活动口号和制作相应标语,在制定这些口号和标语时,5s负责小组采取了广泛搜集的方式,使得员工真正参与其中;二是制作板报和宣传栏,这些日常的宣传领域,是员工最熟悉也是最容易接触到的,各个部门要组建专门的宣传小组负责本部门的板报和宣传栏,定期对5s的内容进行更新,同时还可以设置一些讨论板块,使员工畅所欲言,使之成为真正有效的宣传阵地。

3.2.5 5s活动推进。A企业5s负责小组借鉴其他企业在行政方面进行5s管理的成功经验,结合本企业的实际情况,根据自身对这一理论和方法的理解,制定了5s活动的推进步骤,这些步骤的确定和前期制定的5s活动计划是相一致的。

3.2.6 5s活动全面实施。

第一,确定责任区和相应责任人:根据办公区整体的设施布局,按照办公功能进行区域划分,同时对划分好的各个区域进行标识,确定每个责任区的相应责任人,做到“任务到区,责任到人”。

第二,整理和整顿:在该阶段,所有行政员工必须对所属办公室的所有物品进行彻底地整理和整顿。在整理阶段,首先对工作场所进行全面性检查,接着区分必需品和非必需品,去掉不经常使用的物品,再根据使用频率来决定其具体的管理办法。在整顿阶段,对通过整理后留在工作现场的物品,按照便于使用的原则分门别类放置,定点、定位摆放,明确数量,有效地进行相应标识。

第三,清扫和清洁:在前一阶段完成整理和整顿的基础上,使整个办公环境处于整洁且随时可用的状态,主要活动包含扫除一切垃圾灰尘,这里一定要工作人员亲力亲为,对清扫中发现的问题,要及时进行整修,同时查明污垢的发生源。清洁表现的是一种状态和结果,是前期所有活动的外在呈现,清洁就是认真做好前面的3s,并进行保持,所以清洁的核心就是将3s做到制度化和规范化,并贯彻执行。

第四,素养形成:这一阶段是5s的最后一个阶段,也是要求最高的阶段。素养要求员工自觉遵守各类规章制度,以创造舒适有序的工作环境,更重要的是在遵守规则的过程中,不断发现不足加以完善,这样才能避免惰性,持之以恒,坚持到底。

第五,制定检查和考核标准:5s负责小组综合征求各个部门主管的意见,制定出对5s活动的检查标准,同时根据检查标准中的各项内容,再制定出对各个部门的考核标准,这些标准都要形成书面的检查表。

第六,全面检查和考核:5s负责小组根据前期制定的检查标准对整个活动结果进行全面检查,检查过程要求深入了解实际情况,对于问题严重的,认真督促其进行及时改善,每次检查后的检查结果要告知区域负责人,同时利用考核标准在不同区域形成竞争机制。

第七,员工信息反馈:在做好日常检查工作的同时,通过调查问卷、座谈会等方式,搜集员工的合理化建议和意见,促使整个5s活动能得到进一步的改善。第八,活动深化:推进5s完成“形式化一行事化一习惯化”的转变,通过强制规范员工的行为,改变员工的工作态度,使之习惯化。同时开展一系列的活动来增强员工的荣誉感,例如5s先进个人的评选,5s征文活动等等。

3.2.7 5s活动总结。

针对5s活动中取得的成果进行汇总,同时及时解决新问题,在活动中不断检查、不断改进。将5s活动的经验积累成文档文件,以便5s工作的继续开展。

4.结语

A企业开展5s管理6个月后,存在的问题得以明显改善:工作设计合理、流程通畅,滞留现象减少,环境清洁卫生,员工精神面貌好、热情高,增强了对企业的认同度,工作效率大幅提高。

当前,国内企业对于5s的应用大多局限于企业生产制造领域,在企业行政管理领域的运用还有待进一步的推广。本文运用5S理论对企业行政管理进行了相应的理论分析和实证研究,把5s有机地与企业行政管理结合,使5s在企业行政管理的实际工作中发挥积极的作用,提高了企业行政管理的工作效率和服务质量,提升了员工的工作满意度,进一步证实5s在企业行政管理中的重要作用和进一步推广的必要性。

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